最近、「パソコンを開いたらOutlookでメールが送受信できなくなった」「『データファイルが見つかりません』というエラーが出た」というご相談を続けていただくことがあります。原因を確認すると、多くの場合Outlookそのものの不具合ではなく、Windows11の「OneDrive」が関係していました。今回は、この意外と知られていない落とし穴について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
OneDriveの「バックアップ」機能とは
以前の記事「クラウド保存とは？初心者にもわかりやすく解説」で、OneDriveは「データを預かってくれる倉庫」のようなものとご紹介しました。実はWindows11では、Microsoftアカウントでサインインすると、「ドキュメント」「ピクチャ」「デスクトップ」という3つのフォルダの中身を、パソコンの持ち主が意識しないうちに自動でこの倉庫(OneDrive)に運び込む設定になっていることがあります。
写真や書類のような「できあがった荷物」であれば、倉庫に預けても特に問題は起きません。ところが、この3つのフォルダの中に、実は「今まさに使っている最中の荷物」が紛れ込んでいることがあるのです。それが、Outlookのメールデータです。
なぜOutlookのメールが巻き込まれるのか
Outlook(メールソフト)は、送受信したメールの中身を「.pst」または「.ost」という1つの大きなファイルにまとめて保存しています。このファイルは、Outlookを使っている間じゅう常に開かれ、書き込まれ続けている、いわば「作業中の荷物」です。
この作業中の荷物が、たまたま「ドキュメント」フォルダの中に置かれていた場合、OneDriveのバックアップ機能はそれを「できあがった荷物」と同じように倉庫へ運ぼうとしてしまいます。使用中の重い荷物を無理やり運ぼうとするので、当然うまくいきません。これが、次のようなトラブルにつながります。
- Outlookを開くと「データファイルが見つかりません」と表示される
- メールの送受信が突然できなくなる
- OneDriveの同期アイコンに、いつまでも「処理中」「ファイルが使用されています」という警告が出続ける
- 最悪の場合、メールデータそのものが壊れてしまう
Microsoftのサポートページでも、「OutlookのデータファイルはOneDriveの対象から外すこと」がはっきりと案内されています。
心当たりのある方は
以下のような方は、特に注意が必要です。
- 最近パソコンを買い替えた、またはWindows11に更新した
- Outlookに自宅や職場のメールアドレスを登録している
- 「ドキュメント」「デスクトップ」に見慣れないOneDriveのアイコン(雲のマーク)が付いている
ご自身で直す場合は、Outlookを閉じたうえで、メールのデータファイルの保存場所をOneDriveの対象外のフォルダに移動し、Outlook側の設定も新しい場所に変更する、という手順になります。ただし、操作を誤るとメールが消えてしまう可能性もあるため、慣れない方はバックアップを取ってから行うか、詳しい方に確認してもらうことをおすすめします。
まとめ
「OneDriveに保存しているつもりはないのに、いつのまにかOutlookが不調になった」という場合、今回ご紹介したOneDriveのバックアップ機能が原因になっていることがあります。仕組みを知っていれば防げるトラブルですので、まずは「ドキュメント」フォルダの中身を確認してみることをおすすめします。
「エラーの意味がわからない」「自分で直すのは不安」という方は、鎌倉出張パソコン教室までお気軽にご相談ください。ご自宅のパソコンの画面を実際に見ながら、原因の確認から設定の変更まで、わかりやすくサポートいたします。