事業ではシステム開発にとってベンダーの協力が不可欠です。しかし、多くのベンダーとのやり取りで失敗するのはシステムをよく理解していない、客の言うことは絶対だとという高飛車な対応、システム開発費用の適切な評価ができない、本当に多くの問題があります。しかしながらシステムを開発して行かなければ、競争力は必然的に下がってきてしまいます。
必要なことは、発注者側にマネージメント能力があるかどうかです。ベンダーは発注者の能力がどれくらいなのか一瞬で察知できてしまいます。そのために発注者側もマネージメントできる能力を磨いておく必要があります。これをベンダーマネジメントと言います。
- ベンダーの選定
ビジネスニーズに基づいてベンダーを選定する
ベンダーの品質、価格、納期、サービスなどの評価を行う - ベンダーとの契約管理
契約書の作成・締結
契約遵守の確認
問題発生時の解決策の策定 - ベンダーとのコミュニケーション
情報共有や進捗確認などのコミュニケーションの確立
ベンダーとの関係を強化するための協力関係の構築 - リスク管理
ベンダーが引き起こす可能性のあるリスクを評価し、そのリスクを最小限に抑えるための対策を策定する
ベンダーが発生させた問題に対処するためのリスクマネジメントの計画を策定する - ベンダーのパフォーマンス管理
ベンダーの品質、価格、納期、サービスなどの評価を定期的に行い、パフォーマンスを評価する
ベンダーの改善点を特定し、改善提案を行う
ベンダーマネジメントは、企業の成功にとって非常に重要な要素であり、効果的なベンダーマネジメントを行うことで、企業は市場競争力を強化することができます。
以上にように多岐に渡りますがまずはコミュニケーションです。
ベンダーとのコミュニケーションには、以下のようなことが必要です。
- 目的を明確にする
- ベンダーとのコミュニケーションをする前に、目的を明確にすることが必要です。目的が明確であれば、必要な情報や要件を的確に伝えることができます。
- コミュニケーションの形式を選択する
- ベンダーとのコミュニケーションは、電話、メール、オンラインミーティング、訪問など、さまざまな形式で行われます。目的や状況に応じて、適切な形式を選択することが必要です。
- 相手の立場や状況を理解する
- ベンダーとのコミュニケーションでは、相手の立場や状況を理解することが重要です。ベンダーが抱える課題や問題を把握し、それに対する適切なアドバイスや提案をすることができます。
- 情報を共有する
- ベンダーとのコミュニケーションでは、必要な情報を共有することが必要です。正確な情報を提供することで、ベンダーが提供するサービスや製品の品質向上につながります。
- コミュニケーションの頻度を確認する
- ベンダーとのコミュニケーションの頻度は、プロジェクトの進捗状況や問題の状況に応じて変更する必要があります。必要な情報や進捗状況を共有するために、定期的なコミュニケーションを行うことが重要です。
- コミュニケーションの文化や言語の違いを考慮する
- ベンダーとのコミュニケーションでは、文化や言語の違いに注意する必要があります。相手の文化や言語に対する理解を深め、適切なコミュニケーションをすることが必要です。